Im Rahmen unserer Verpflichtungen gegenüber Ihrer Organisation – unabhängig davon, ob diese vertraglich oder anderweitig festgelegt sind – möchten wir Sie über die verschiedenen Arten von personenbezogenen Daten informieren, die wir speichern, sowie über die Art und den Zweck dieser Speicherung, die Grundlage, auf der diese Daten überprüft werden, und die Maßnahmen, die wir in Bezug auf die von uns gespeicherten Daten ergreifen können.
1. Unsere Verpflichtungen
Die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) legt unsere Verpflichtungen Ihnen und Ihren Daten gegenüber gesetzlich fest. Ecotile Flooring Ltd verpflichtet sich, diese Rechte sowie unsere rechtlichen und beruflichen Pflichten einzuhalten, und hat eine zentrale Anlaufstelle für alle Datenschutzanfragen eingerichtet: [email protected]
1a) Wir führen ein DSGVO-Risikoregister, in dem die Art der von uns gespeicherten personenbezogenen Daten, eine Bewertung dieser Daten einschließlich etwaiger Folgen eines Verstoßes, eine Beschreibung des Zwecks der Speicherung sowie Angaben zur Dauer der Speicherung erfasst sind.
2. Ermittelte Datenbestände
2a) Kundendaten: Um Sie im Zusammenhang mit Anfragen zu unseren Produkten oder Dienstleistungen, der Aufgabe einer Bestellung oder einer Zusammenarbeit mit uns als Lieferant kontaktieren zu können, speichern wir die folgenden Angaben (sofern diese bereitgestellt wurden):
a) Vollständiger Name und Titel eines benannten Ansprechpartners.
b) Ihre Rechnungs- und Lieferadresse.
c) Organisatorische Positionen (falls zutreffend).
d) Ihre E-Mail-Adresse.
e) Ihre Telefonnummer (einschließlich, sofern angegeben, persönlicher Mobilfunknummern, Festnetznummern oder sonstiger Kontaktnummern, die Sie bei der Kontaktaufnahme angegeben haben).
f) Historische Angaben zu allen Anrufen, E-Mails oder sonstigen Mitteilungen, die Sie im Zusammenhang mit unserem Produkt, unserer Dienstleistung oder von Ihnen aufgegebenen Bestellungen getätigt haben (sofern nicht anders gewünscht). Diese sind häufig mit einer offiziellen Referenznummer sowie der Art der Mitteilung verknüpft. Die Speicherung dieser Informationen stellt sicher, dass wir Daten abrufen können, die uns bei der Lösung eventuell auftretender Probleme oder der Bearbeitung weiterer Anfragen Ihrerseits helfen. Diese Informationen sind für unser Verwaltungsteam zugänglich und können von Ihrem Kundenbetreuer an andere Mitarbeiter von Ecotile Flooring Ltd. weitergegeben werden.
g) Wenn Sie über einen gemeinsamen Kontakt oder eine Empfehlung durch Dritte Kunde bei uns geworden sind oder wenn Sie uns einen Kunden empfohlen haben, speichern wir möglicherweise auch Angaben zu dieser Beziehung in Ihren Kundendaten.
h) Rechnungen, Proforma-Rechnungen und Angebote, die Ihre Daten enthalten, können in Ihren Kundenakten gespeichert werden. Papierausdrucke werden an einem sicheren Ort an unserer eingetragenen Geschäftsadresse „Unit 15 North Luton Industrial Estate, Sedgwick Road, Luton, LU4 9DT“ aufbewahrt.
Die oben genannten Daten werden nur so lange gespeichert, wie dies für den Geschäftsbetrieb und die beteiligten Parteien erforderlich ist. Sollten Sie eine Bestellung bei uns aufgeben, werden Ihre Kontaktdaten für die Dauer Ihrer Gewährleistungsfrist in unserem System gespeichert. Falls Sie sich gegen eine Bestellung bei uns entscheiden, können Ihre Daten für einen Zeitraum von bis zu zwei Jahren nach Ihrer letzten Aktivität oder Kommunikation mit uns aufbewahrt werden. Wir halten dies für einen angemessenen Verkaufszyklus in unserer Branche.
2) Kreditkartendaten
Falls im Rahmen des Zahlungsvorgangs Kreditkarten- oder andere Finanzdaten angegeben werden, gilt Folgendes: a) Kreditkartendaten werden ausschließlich während des Zahlungsvorgangs verwendet und unmittelbar nach der Zahlung sicher gelöscht. Diese Daten werden niemals gespeichert. Wenn Sie eine weitere Bestellung bei uns aufgeben möchten, müssen Sie Ihre Kreditkartendaten daher erneut angeben.
3) Marketingdienstleistungen
a) Wenn Sie in Ihrer Organisation als Hauptansprechpartner benannt sind, können wir Ihre Kontaktdaten verwenden, um Ihnen Informationen zu Änderungen an unserem Service, zu Preisen oder sonstige Informationen zuzusenden, von denen wir glauben, dass sie für Sie von Nutzen sind, wobei dies ausschließlich im Rahmen unserer bestehenden Geschäftsbeziehung erfolgt. Wir versenden keine unaufgeforderten Marketing-E-Mails an unsere Kunden, es sei denn, Sie haben uns dazu ausdrücklich die Erlaubnis erteilt.
b) Wir nutzen SugarMarket häufig, um E-Mails an unsere Kunden zu versenden, jedoch ausschließlich, um sie über wichtige Änderungen zu informieren, die sie betreffen oder ihnen zugutekommen könnten.
c) Ecotile Flooring Ltd nutzt Google Reviews als Auftragsverarbeiter, um Feedback von Personen einzuholen, die bei uns einen Kauf getätigt oder eine Dienstleistung in Anspruch genommen haben.
3a) Telefonanlagen
a) Die Telefonanlage von Ecotile Flooring speichert automatisch alle eingehenden und ausgehenden Anrufer-IDs und Nummern. Namen und andere Kontaktdaten werden in unserer Telefonanlage nicht erfasst. b) Telefonate werden nicht aufgezeichnet und können weder von unseren Mitarbeitern noch von externen Stellen wiedergegeben werden. c) Ihre Telefonnummer wird niemals weitergegeben, es sei denn, Sie haben Ihre Einwilligung erteilt (oder die Angaben werden von einem Dritten benötigt, der in den nachstehenden Ausnahmen aufgeführt ist).
3b) Kontaktformulare auf der Website
a) Wenn Sie ein Kontaktformular auf unserer Website ausfüllen, werden Ihre Daten per E-Mail direkt an unsere zentrale Mailbox gesendet. Von dort aus werden Ihre Daten in unser CRM-System übertragen, wo die oben genannten Bedingungen gelten.
4. Auskunftsersuchen
a) Alle Kunden und Lieferanten haben das Recht, eine Kopie aller personenbezogenen Daten anzufordern, die in unseren Systemen gespeichert sind und sich direkt auf sie beziehen. Wir sind gesetzlich verpflichtet, diesem Antrag innerhalb von 30 Tagen kostenlos nachzukommen.
b) Es können Anträge auf Berichtigung oder Löschung der betreffenden personenbezogenen Daten gestellt werden, sofern wir nicht gesetzlich verpflichtet sind, diese in unserem System zu speichern.
c) Wir speichern die personenbezogenen Daten nicht länger, als es für den Zweck der Verarbeitung erforderlich ist, es sei denn, dies ist gesetzlich vorgeschrieben oder zulässig.
5. Daten und Lieferanten sichern
a) Keine der oben genannten Informationen wird außerhalb unserer Räumlichkeiten gespeichert. Auch wenn in den unten aufgeführten Ausnahmefällen darauf zugegriffen werden kann, werden Ihre Daten an keinem anderen Ort als unserer eingetragenen Geschäftsadresse kopiert oder gespeichert.
6. Ausnahmen für Dritte
Im Zusammenhang mit den gespeicherten Daten können Ihre Daten zu den unten beschriebenen Zwecken von den folgenden Parteien eingesehen werden oder diesen zugänglich sein:
a) Zertifizierungs- oder Registrierungsstellen zum Zwecke der Prüfung und der Einhaltung von Vorschriften gemäß festgelegten Standards (ISO, SOX usw.).
b) Strafverfolgungsbehörden und/oder andere staatliche Stellen zum Zwecke der Einhaltung einschlägiger Rechtsvorschriften und der Beantwortung von Auskunftsersuchen.
c) Von unserer Organisation von Zeit zu Zeit beauftragte Gremien, darunter unter anderem Wirtschaftsprüfungsgesellschaften, Unternehmensberater, Rechtsberater und/oder Personalberater.
d) Finanzinstitute oder Organisationen, die für Ihr Kreditkonto zuständig sind und Sie möglicherweise wegen einer überfälligen Zahlung kontaktieren müssen.
Alle Informationen, die diesen Parteien offengelegt werden oder für sie einsehbar sind, unterliegen Geheimhaltungsvereinbarungen, die wir mit den jeweiligen Parteien geschlossen haben, und dienen ausschließlich legitimen geschäftlichen Zwecken. Wir speichern und geben nur solche Kundendaten weiter, die im Rahmen unserer Geschäfts- und Handelsbeziehung stehen und deren Speicherung verhältnismäßig und notwendig ist, um unsere vertraglichen Verpflichtungen Ihnen oder Ihrer Organisation gegenüber zu erfüllen.
7. Datenschutzverletzungen
a) Auf allen unseren Servern und in allen unseren Datenbanken wurden Sicherheitsmaßnahmen implementiert, um die größtmögliche Sicherheit Ihrer Daten zu gewährleisten. Sollte es zu einer Sicherheitsverletzung in unserem System kommen, durch die Ihre personenbezogenen Daten gefährdet werden, werden Sie spätestens 72 Stunden, nachdem Ecotile Flooring Ltd davon Kenntnis erlangt hat, benachrichtigt. Die Sicherheitsverletzung wird unverzüglich der Aufsichtsbehörde gemeldet, und Sie werden über die anschließenden Untersuchungen informiert.
8. Cookies
Wenn jemand die Website https://www.ecotileflooring.com/besucht, erfassen wir übliche Internet-Protokollinformationen sowie Angaben zum Besucherverhalten. Dies tun wir, um beispielsweise die Anzahl der Besucher in den verschiedenen Bereichen der Website zu ermitteln. Wir erfassen diese Informationen in einer Weise, die keine Rückschlüsse auf die Identität einzelner Personen zulässt. Wir unternehmen keinerlei Versuche, die Identität der Besucher unserer Website herauszufinden. Wir werden keine auf dieser Website gesammelten Daten mit personenbezogenen Daten aus irgendeiner Quelle verknüpfen. Sollten wir über unsere Website personenbezogene Daten erheben wollen, werden wir dies offen kommunizieren. Wir werden deutlich darauf hinweisen, wenn wir personenbezogene Daten erheben, und erläutern, wofür wir diese verwenden wollen.
Verwaltung von Cookies
Sie können Cookies nach Beliebenverwalten bzw. löschen– weitere Informationen finden Sie unteraboutcookies.org.
Von uns verwendete Cookies und warum wir sie einsetzen
Analytik
Google Analytics ist ein Webanalysedienst der Google Inc. („Google“), der uns dabei hilft, zu verstehen, wie unsere Website genutzt wird. Informationen über Ihre Nutzung unserer Website, einschließlich Ihrer IP-Adresse, können an Google übermittelt und auf deren Servern gespeichert werden. Wir verwenden diese Informationen, um Berichte zu erstellen und die Website zu verbessern. Die Cookies erfassen Informationen in anonymisierter Form, darunter die Anzahl der Besucher der Website, die Herkunft der Besucher und die von ihnen aufgerufenen Seiten. Weitere Informationen zu den von Google Analytics gesetzten Cookies finden Sie hier.
Google Tag Manager
Der Google Tag Manager dient dazu, zu erfassen, welche Seiten eine IP-Adresse aufruft und wie lange der Nutzer auf einer Seite verweilt. Außerdem werden damit die Aktivitäten der IP-Adresse erfasst, wie beispielsweise abgespielte Videos, übermittelte Formulare und die Navigation auf der Website. Alle Daten werden anonymisiert, bevor sie an Google Analytics übermittelt werden, das die vom Google Tag Manager erfassten Daten auswertet.
Google Search Console
Die Google Search Console dient zur Überwachung der Website-Leistung und übermittelt Informationen zu Suchanfragen an Google Analytics.
Alle Daten sind aggregiert, und keine der vom Google Tag Manager und der Google Search Console erfassten oder in Google Analytics ausgewiesenen Daten sind mit tatsächlichen Nutzern verknüpft, sondern lediglich mit IP-Adressen.
Weitere Informationen finden Sie unter:https://support.google.com/analytics/answer/6004245?hl=en
Google AdWords –
Um Conversions mit Google AdWords zu messen, wird ein Conversion-Tracking-Cookie gesetzt, wenn Nutzer auf eine von Google angezeigte Ecotile-Anzeige klicken. Die Conversion-Tracking-Cookies verfallen nach 30 Tagen und werden nicht zur Identifizierung von Nutzern verwendet. Google verwendet für jeden Google-AdWords-Kunden unterschiedliche Cookies und führt die Cookie-Informationen nicht mit anderen Daten zusammen. Wenn Sie auf eine unserer Anzeigen klicken und eine unserer Seiten mit dem Tracking-Code aufrufen (und das Cookie noch nicht abgelaufen ist), wird die Conversion erfasst. Mithilfe des Conversion-Tracking-Cookies können wir die Gesamtzahl der Conversions ermitteln und die Wirksamkeit unserer Anzeigen analysieren. Weitere Informationen zu AdWords finden Sie hier: https://support.google.com/adwords/topic/3121763?hl=en&ref_topic=3119071
Wenn Sie auf eine unserer Anzeigen klicken, wird ein Google-Remarketing-Cookie gesetzt. Dieses Cookie hilft uns dabei, Anzeigen auf anderen Seiten des Google-Inhaltsnetzwerks anzuzeigen. Remarketing-Cookies verfallen nach 30 Tagen und werden nicht dazu verwendet, personenbezogene Daten zu erfassen.
Weitere Informationen zum Remarketing finden Sie hier:http://www.google.com/ads/innovations/remarketing.htmlDiese Cookies werden von den verschiedenen Diensten von Google verwendet: _utma, _utmb, _utmc, _utmz, _ga. Weitere Informationen finden Sie hier:https://www.google.com/intl/us/policies/privacy
Häufig nutzt Ecotile auch andere Plattformen zur Durchführung von Online-Werbekampagnen, wie beispielsweise Facebook Ads, LinkedIn oder AdRoll. Hier können Sie nachlesen, wie diese Plattformen Ihre Cookies verwenden und wie Sie diese deaktivieren können:
YouTube (Google) – DieseCookies werden von YouTube gesetzt, um die Nutzung seiner Dienste zu erfassen, beispielsweise Aufrufe und Ihre Einstellungen beim Abspielen von YouTube-Videos.
Elfsight –Das Elfsight-Widget zur Einwilligung in die Verwendung von Cookies dient dazu, Ihre Einstellungen zur Einwilligung in die Verwendung von Cookies zu speichern, wenn Sie unsere Website ein zweites Mal besuchen.
Callrail – Dieses Cookie ist für die vom Websitebetreiber genutzte Anrufverfolgungsfunktion erforderlich. Das Cookie legt eine ID für den jeweiligen Nutzer fest, wodurch wir den Nutzer bei einem Anruf erkennen sowie dessen Navigation auf der Website nachverfolgen und diese beiden Informationen miteinander verknüpfen können. Weitere Informationen zu Callrail-Cookies finden Sie hier: https://www.callrail.com/privacy/
Sugarmarket – Wirnutzen Sugarmarket als internes Marketing-Automatisierungstool, um unsere Kunden zu verwalten und Website-Aktivitäten zu erfassen. Die Sugarmarket-Cookies dienen in erster Linie zu Analysezwecken, beispielsweise zur Erfassung von Seitenaufrufen, des Sitzungsverhaltens und der Besuchsdauer. Vor allem aber gleicht das „sessionid“-Cookie diese Daten mit einer Stammtabelle von E-Mail-Adressen ab (die erst erfasst werden, nachdem ein Nutzer ein Formular auf der Website abgeschickt hat) und ordnet die Besucheraktivität einer bestehenden E-Mail-Adresse zu, um eine konsistente Nachverfolgung zu gewährleisten. Weitere Informationen hierzu finden Sie unter https://support.sugarcrm.com/Documentation/Market/Sugar_Market_User_Guide/Introduction/GDPR_Compliance/
UTM – UTM-Cookies werden lokal erstellt, um Informationen darüber zu speichern, wo sich Nutzer vor dem Besuch unserer Website befanden. So erfahren wir, ob Sie unsere Website über eine Suchmaschine oder eine Werbeanzeige gefunden haben und welche Suchbegriffe Sie verwendet haben, um zu uns zu gelangen. Diese Daten werden verwendet, um die Wirksamkeit unserer Marketingstrategie zu messen.
Zusätzlich zu Cookies können wir auf der Website Web-Beacons, Pixel-Tags und andere Tracking-Technologien einsetzen, um die Website anzupassen und Ihr Nutzererlebnis zu verbessern. Ein „Web-Beacon“ oder „Pixel-Tag“ ist ein winziges Objekt oder Bild, das in eine Webseite oder E-Mail eingebettet ist. Sie dienen dazu, die Anzahl der Nutzer zu erfassen, die bestimmte Seiten besucht und E-Mails aufgerufen haben, sowie weitere statistische Daten zu erheben. Sie erfassen nur einen begrenzten Umfang an Daten, wie beispielsweise eine Cookie-Nummer, Uhrzeit und Datum des Seitenaufrufs oder E-Mail-Abrufs sowie eine Beschreibung der Seite oder E-Mail, auf der sie sich befinden. Web-Beacons und Pixel-Tags können nicht abgelehnt werden. Sie können ihre Verwendung jedoch einschränken, indem Sie die Cookies steuern, die mit ihnen interagieren.